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Sinnvoll oder Überflüssig: Zeiterfassung für kleine Unternehmen

In Kleinbetrieben ist die Zeiterfassung oft umstritten. Die oft als überflüssig angesehen Zeiterfassung in Kleinbetrieben ist jedoch absolut sinnvoll. Zudem wird ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahre 2019 in nationales Recht umgewandelt. Daraus kann sich eine Pflicht der Arbeitszeiterfassung ergeben. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum eine Erfassung der Arbeitszeit auch für Kleinbetriebe wichtig ist.

Übernahme der EUGH Entscheidung in nationales Recht

Experten rechnen noch in diesem Jahr mit der Übernahme der EU Gesetzes zur Zeiterfassung in nationales Recht. Damit kann auch für Kleinbetriebe eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten entstehen. Warum eine professionelle Zeiterfassung auch für kleine Unternehmen wichtig ist, haben wir in diesem Artikel erarbeitet.

Zunächst, was ist ein Kleinbetrieb?

Unter kleinen Betrieben oder auch kleinen Unternehmen fallen Unternehmen, die bis zu zehn Personen in Vollzeit beschäftigen. Grundlage für diese Definition ist das Kündigungsschutzgesetz. Wurde das Unternehmen bereits vor 2004 gegründet, gelten andere Maßstäbe. Für diese Unternehmen gilt die Einstufung als Kleinunternehmern, wenn nicht mehr als 5 Personen Vollzeit beschäftigt sind. Erwirtschaftet ein Unternehmen eine Jahresbilanzsumme, die unter 2 Millionen Euro liegt, zählt es zu den Kleinstunternehmen.

Warum eine Zeiterfassung auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist

Auf den ersten Blick ist ein Kleinbetrieb überschaubar. Die Anzahl der Mitarbeiter ist gering, oftmals sehen sich die Personen morgens bei Arbeitsbeginn. Da ist vermeintlich schnell gecheckt, wer wann gekommen ist. Komplizierter wird es beim Tausch von Arbeits- oder Bereitschaftszeiten, bei der Urlaubsplanung oder auch bei Krankmeldungen. Es besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren und damit auch Arbeitszeit der verwaltenden Personen. Eine Klärung im Nachhinein ist oftmals nur mit großem Aufwand möglich oder nicht mehr plausibel nachvollziehbar. Die Nutzung einer passenden Arbeitszeiterfassung mit Personalplanung schafft nicht nur einen klaren strukturierten Ablauft, sondern sorgt auch für die gebotene Transparenz.

Muss die Arbeitszeit in kleinen Betrieben erfasst werden?

Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bekräftigt. Damit besteht auch in Deutschland die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit aller Mitarbeitenden. Obwohl der deutsche Gesetzgeber diese Pflicht noch nicht in nationales Recht umgewandelt hat, lohnt es sich jedoch schon heute über eine Erfassung der Arbeitszeiten auch in Kleinbetrieben nachzudenken. Besonders durch die allgemeinen Transparenzbestrebung im Arbeitsumfeld lohnt es sich bereits heute sich mit dem Thema zu beschäftigen und eine Zeiterfassungssoftware zu installieren. Die Kosten für ein solches System sind überschaubar und belaufen sich oftmals innerhalb weniger Jahre auf Beträge unter einem Euro pro Mitarbeiten im Monat. Wer bereits jetzt handelt kann dem Übergang auf die neue Gesetzeslage garantiert entspannt entgegensehen. Das Urteil des Europäischen Gerichtshof sieht folgende Daten zur Erfassung vor:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Pausenzeiten im Rahmen der Pausenregelungen
  • Gesamte geleistete Arbeitsstunden pro Tag
  • Gesetzliche Ruhezeiten

Im Moment besteht eine verpflichtende Erfassung der Arbeitszeiten nur für geringfügig beschäftige Arbeitnehmende, bei denen eine besondere Missbrauchsgefahr vorliegt. Davon betroffen sind u.a. Arbeitende im Bau- und Gaststättengewerbe, aber auch die Fleischwirtschaft, das Speditions- Transport- und Logistikgewerbe, sowie die Forstwirtschaft, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Zeitungszustellung und die Paketdienste.

Ab wann besteht die Pflicht zur Zeiterfassung in kleinen Betrieben?

Das deutsche Arbeitsrecht wurde vom deutschen Gesetzgeber noch nicht an europäisches Recht angepasst. Daher müssen mit dem Datum des Erscheinens dieses Beitrages weder kleine Betriebe noch große Unternehmen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden in einem Zeiterfassungssystem erfassen. Experten rechnen aber noch in diesem Jahr mit einer Anpassung des deutschen Arbeitsrechts nach den europäischen Vorgaben. Mit der Anpassung des deutschen Arbeitsrechts an die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs sind dann alle Unternehmen zur Nutzung eines Zeiterfassungssystems verpflichtet. Bereits jetzt müssen Arbeitszeiten im Home-Office genau dokumentiert werden.

Welche Art der Zeiterfassung für Kleinbetriebe?

Sicherlich ist in vielen Kleinbetrieben die Zeiterfassung in Excel noch an der Tagesordnung. Stundenzettel, Urlaubsanträge und Krankmeldung kommen in Papierform zur personalverwaltenden Person. Dort kommen die Dokumente meist erstmal in eine Ablage und werden später in Excel eingetragen. Auf den ersten Blick scheint, dass eine günstige Lösung zu sein. Excel ist größtenteils im Unternehmen vorhanden und verursacht kaum weitere Kosten. Da sehr viel Handarbeit anliegt, ist dieser Prozess fehleranfällig. Auch lassen sich kaum Automatismen in der Genehmigungsphase umsetzten. Bereits die Benachrichtigung an die Mitarbeiter ist aufwändig und kann schnell intransparent wirken. Als günstig haben sich elektronische Zeiterfassungssysteme erweisen. Sie entlasten die Personalverwaltung, können sogenannte Workflows hierarchisch umsetzten und informieren transparent über Überstunden und Fehlzeiten sowie Urlaubs- und Krankheitstage. Die Verwendung von elektronische Zeiterfassungssystemen kann per Terminal oder ortsunabhängig per Smartphone APP und auf dem PC erfolgen.

Fragen zur Zeiterfassung?

Die Arbeitererfassung wird in naher Zukunft verpflichtend werden. Dabei spielt die Betriebsgröße keine Rolle. Bedingt durch das Urteil des EuGH aus dem Jahre 2019 sind sowohl kleine als auch große Unternehmen in absehbarer Zeit zur Zeiterfassung verpflichtet. Gerade für kleine Betriebe mit begrenzten Ressourcen sollten jetzt schon handeln, um die Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung zu nutzen.

Unser Team seht Ihnen für Ihre Fragen zur Zeiterfassung gerne zur Verfügung. Fordern Sie noch heute Ihr Angebot an oder testen Sie die Addware Personalplanung über unseren Live Zugang.

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