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Fehlzeiten digital erfassen – Der moderne Abwesenheitskalender

Fehlzeiten und Abwesenheiten sind im Betrieb elementar. Wie sonst lässt sich eine Personalplanung sinnvoll umsetzen? Der Wandkalender scheint auf den ersten Blick sehr übersichtlich, wird aber schnell unflexibel und fehleranfällig. Wir zeigen, wie sinnvoll ein digitaler Abwesenheitskalender ist und wie einfach er geführt werden kann.

Der Abwesenheitskalender

Für Abwesenheiten von Kollegen und Kolleginnen, von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann es viele Gründe geben. Die bekanntesten sind auch die alltäglichen. So werden Urlaub, Krankheit, Dienstreisen oder Fortbildungen im Abwesenheitskalender eingetragen. Aber die Tage im Home-Office können eine Abwesenheit darstellen. Sehr oft werden die Abwesenheiten in einen großen Wandkalender eintragen. Damit beginnen bereits die Probleme. Der Abwesenheitskalender, auch Abwesenheitsplan genannt, verliert in seiner analogen Form schnell an Übersichtlichkeit. Da werden Urlaube durchgestrichen und umgetragen, die Dienstreise oder Fortbildung entfällt, die Home-Office-Tage ändern sich und schon wird es bunt aber unübersichtlich. Besser, übersichtlicher und einfacher geht es mit einem digitalen Abwesenheitskalender, wie er in dem AddWare UrlaubsManager integriert ist.

Manuelle Urlaubs- und Abwesenheitspläne sind nicht zeitgemäß

Das digitale Zeitalter in der Arbeitswelt hat seine Anfänge in der Zeit der Großrechner. Das war Mitte der 70er Jahre des vorigen Jahrhunderts. Mit dem Siegeszug des PC in den neunzigern und den Zweitausendern nahm die Digitalisierung in der Arbeitswelt richtig fahrt auf. Was analog geblieben ist, war des Urlaubs und Abwesenheitskalender. Auch heute ist es in Unternehmen oder Abteilungen oft noch üblich, dass aktuell geplante Urlaube oder Fehlzeiten manuell auf einem Wandkalender festgehalten werden. Bereits kleine Änderungen oder Ergänzungen zeigen die Nachteile der analogen Übersichten. Der größte Nachteil aber ist, dass nur die Fehlzeiten festgehalten werden können.

Digitale Abwesenheits- und Urlaubspläne bieten mehr

Ein digitaler Abwesenheitskalender zeichnet sich durch eine Vielzahl von Vorteilen aus. Der digitale Abwesenheitsplaner kann gleichzeitig den Urlaubsantragsprozess verwalten, Schichten und die Personalplanung übersichtlich darstellen. Änderungen und Ergänzungen können bequem erstellt und transparent dargestellt werden. Mitarbeitenden im Home-Office profitieren ebenso von einer Digitalisierung der Abwesenheiten. Per Browser oder APP können sie sich einen Überblickt verschaffen. Der Urlaubs- und Abwesenheitskalender hängt nicht mehr im Büro, sondern kann mit praktisch jedem digitalen Endgerät angesehen und bearbeitet werden. Damit sind die Zeiten von Abfotografierten und per E-Mail an Außendienstler und im Home-Office Arbeitende verschickte Abwesenheiten vorbei. Es bleibt mehr Zeit für andere Arbeiten.

Analoge Abwesenheitsplaner müssen sich diesen Herausforderungen stellen

  • Änderungen zu jeder Zeit und von jedem Ort auch mobil oder vom Home-Office aus
  • Aktualität und Übersichtlichkeit
  • Gesamter Antragsprozess für Urlaubsanträge
  • Übernahme von Resturlaub aus dem Vorjahr
  • Minimaler Papierverbrauch
  • Fehlzeiten sind auf einen Blick sichtbar
  • Gezielte Abläufe vermeiden unnötigen Zeitaufwand für Mitarbeitende und Vorgesetzte
  • Home-Office Tage flexibel anzeigen

Mit dieser Aufstellung wird deutlich, wie wenig flexibel ein analoger Abwesenheits- und Urlaubsplaner ist.

Digitale Übersicht aller Abwesenheiten erwünscht

Ein ausgedruckter Kalender mit Termin, Abwesenheiten oder Urlaub wirkt schnell unübersichtlich. Handschriftliche Änderungen, die womöglich noch in unterschiedliche Farben markiert sind, schaffen mehr Verwirrung und stellen immer wieder Fehlerquelle dar. Wo möglich sind mehr Personen abwesend als es der Betrieb oder die Abteilung verträgt. Das schafft Frust bei den beteiligten. Daher wünschen sich immer mehr Mitarbeitende, Abteilungsleiter, Unternehmer und Unternehmerinnen eine digitale Verwaltung der Abwesenheiten und einen strukturierten Urlaubsantragsprozess in digitaler Form. Genau diese Anforderungen erfüllt die PersonalPlanung von AddWare.